Ha egy vállalkozásnak bizonyos készségekre vagy felszerelésre van szüksége, de házon belül nem tudja kielégíteni ezt az igényt, ajánlattételi kérelmet lehet kiadni. Az RFP segít a vállalkozásoknak kommunikálni egymással és elősegíti az egészséges versenyt. Attól függően, hogy egy vállalkozás milyen ajánlatokat szeretne kapni, az RFP-t elküldhetik néhány vállalkozásnak, vagy bármely vállalkozás számára nyilvános lehet, hogy ajánlatot tegyen.
Ajánlatkérés
A vállalkozások és kormányzati szervek pályázati kérelmeket adnak ki, ha más vállalkozások szolgáltatásaira vagy felszerelésére van szükségük. A szakfolyóiratokban, újságokban vagy online adatbázisokban megjelent RFP-k közvetlenül is elküldhetők olyan vállalkozásoknak, tanácsadóknak vagy nonprofit szervezeteknek, amelyek képesnek bizonyulnak arra, hogy meghatározott szolgáltatásokat vagy berendezéseket nyújtsanak az adott iparágban meglévő korábbi munkakapcsolat vagy hírnév alapján.
RFP alkatrészek
Az ajánlatkérésnek világosan meg kell határoznia a szükséges szolgáltatást vagy felszerelést, például egy projekt befejezését vagy meghatározott számú anyag vagy berendezés teljesítését. Az RFP-nek tartalmaznia kell a projekt körét, az eredményeket, a költségvetést, valamint az összes mérföldkövet és határidőt. Anyagok vagy felszerelések igénylése esetén az RFP-nek a teljes darabszám mellett meg kell adnia a költségkeretet és a szállítás dátumát. Az RFP-nek tartalmaznia kell a pályázat benyújtásának határidejét és az anyagok kérését, például az önéletrajzokat, a költségvetési becsléseket vagy az alkalmazandó készségek és szakértelem listáját. Adja meg az üzleti elérhetőségeket arra az esetre, ha az ajánlattevőknek további kérdéseik lennének.
Licitálási folyamat
A licitálási folyamat akkor kezdődik, amikor az RFP-t nyilvánosságra hozzák. Az RFP teljesítésében érdekelt vállalatoknak és vállalkozóknak az összes kért információt határidőig be kell nyújtaniuk. A határidő lejárta után a pályázatok felülvizsgálati folyamaton mennek keresztül, hogy megtalálják a projektre legalkalmasabb jelöltet. A vállalkozás felveszi a kapcsolatot a nyertes ajánlattevővel a projekt megkezdéséhez.
Ajánlattételi listák
A vállalkozások létrehozhatnak ajánlattételi listákat, amelyek független vállalkozókat és más vállalkozásokat tartalmaznak, akik rendelkeznek a vállalati projektek kidolgozásához szükséges ismeretekkel vagy szakmai tapasztalattal. A vállalkozások más vállalkozásoktól vagy magánszemélyektől fogadhatnak el ajánlattételi listákhoz való csatlakozási kérelmeket, vagy a vállalkozások meghívhatnak másokat is. A kezelhető lista fenntartása érdekében előfordulhat, hogy a vállalatoknak és a vállalkozóknak néhány évente új kérelmet kell küldeniük egy új kérelem küldésével, vagy frissíteniük kell a vállalati profiljukat a listán való hely igazolásához.
Válasz az RFP-re
Ha válaszol egy RFP-re, feltétlenül válaszoljon meg minden kérdést és a kért anyagokat, például önéletrajzokat, referenciákat, vásárlói ajánlásokat, a speciális készségek és tapasztalatok felsorolását, az alkalmazottak számát és egyéb elemeket, hogy megfeleljen az ajánlat felülvizsgálatának. Például, ha az RFP tartalmaz egy maximális oldalkorlátot, maradjon ezen a határon belül. Győződjön meg arról is, hogy betartja-e az összes RFP határidőt, mivel a legtöbb vállalkozás nem fogadja el az esedékességi határidőn túl benyújtott ajánlatot. Készítse el javaslatát professzionális módon, és használja az adott iparágnak megfelelő nyelvet.