A vállalat dokumentumok segítségével kommunikál, lebonyolítja az üzletet és elemzi a termelékenységet. Az üzleti dokumentumok a rövid e-mail üzenetektől a bonyolult jogi megállapodásokig terjednek. Néhány dokumentumot alkalmazottak és cégtulajdonosok készítenek, míg másokat a vállalaton kívüli szakemberek, például könyvelők és ügyvédek készítenek. Mivel a dokumentumok igazolják a szervezet kapcsolatát, és az elkövetkező évekre hivatkozhatnak rájuk, fontos, hogy jól meg legyenek írva.
E-mailek és memorandumok
A munkatársak általában e-mailen keresztül továbbítják egymásnak az információkat. Mielőtt az e-mail elterjedt volna, memorandumokat használtak az irodán belüli üzenetekhez. Az emlékeztetőket továbbra is használják olyan helyzetekben, amikor egy üzenet egy adott fájlt kíván kísérni, és olyan esetekben, amelyek nagyobb titoktartást igényelnek, mint e-mail.
Az emlékeztető és az e-mail azonosítja a feladót és a címzettet, és tartalmaz egy tárgy sort. A szöveg egy vagy több bekezdésben van formázva.
Üzleti levelek a külső kommunikációhoz
Az üzleti leveleket az irodán kívüli személyekkel való kommunikációra használják. A címzettek között lehetnek ügyfelek, más vállalkozások munkatársai, szolgáltatók, a vállalkozást tanácsadó szakemberek, kormánytisztviselők és álláspályázók. Az üzleti levelet általában tömb stílusban formázzák, amelyben a levél minden eleme a fejléc kivételével a bal margóhoz igazodik.
E-mailben vagy postán kézbesíthető. Ha levelet küld egy e-mail szövegében, a feladó az e-mail alján feltünteti nevét, munkakörét és elérhetőségét.
Üzleti jelentések információk továbbítására
Az üzleti jelentések formálisabb formában és általában hosszabbak, mint egy levél. A jelentések különféle témákat ölelnek fel, mint például a biztonsági megfelelés, az értékesítési adatok, a pénzügyi adatok, a megvalósíthatósági tanulmányok és a marketing tervek. Tartalmazhatnak statisztikákat, diagramokat, grafikonokat, képeket, esettanulmányokat és felmérési eredményeket. Néhány jelentést a befektetők érdekében tesznek közzé. Ha egy jelentés időszakos, például havi értékesítési jelentés, akkor egy sablont használunk a kényelem érdekében és a korábbi jelentésekkel való összehasonlítás érdekében.
Tranzakciós dokumentumok az ügyfelekkel folytatott üzlethez
Egy vállalat dokumentumokat használ arra, hogy ügyfeleivel üzletet kössön. Időmegtakarítás érdekében ezeket a dokumentumokat formanyomtatványként formázhatják, például megrendelőlapot, továbbító oldalt, számlát vagy nyugtát. A használt ügyleti dokumentumok típusai némileg eltérnek a vállalkozás jellegétől. A biztosítási ügynök például biztosítási alkalmazásokat és kötvényeket generál, míg a hitelező hitelkérelmeket és jelzálog-dokumentumokat.
Egyes területeken a vállalkozások másokkal kötnek megállapodásokat és szerződéseket; ezeket a dokumentumokat a társaság ügyvédje készítheti el.
Pénzügyi dokumentumok a vállalkozás kezeléséhez
A vállalkozások pénzügyi dokumentumokat használnak a költségvetésen belül maradva, költségvetési javaslatokat készítenek és adóbevallásokat nyújtanak be. Ezek a dokumentumok tartalmazzák a nyugtanyilvántartásokat, a bérszámfejtési jelentéseket, a kifizetett számlákat, a bankszámlakivonatokat, az eredménykimutatásokat, a mérlegeket és az adójelentési űrlapokat. Ezeket a dokumentumokat a társaság könyvelője készítheti el.
A vállalkozás tulajdonosa ezeket a dokumentumokat felhasználva meghatározza a vállalat pénzügyi sikerét, és meghatározza azokat a területeket, amelyek nem eredményesek. Az osztályvezető pénzügyi dokumentumokat használhat a költségvetési javaslat elkészítéséhez.