A cégtulajdonosok javítják állami üzleti imázsukat, ha vállalati politikájuk szilárdan megalapozott a szakmai kommunikáció számára. Általánossá vált, hogy az alkalmazottak nagyon informálisak az üzleti e-mailekről. Annak ellenére, hogy gyakori, az üzleti e-mailekkel kapcsolatos informális jelleg nem elfogadott üzleti szabvány. A cégtulajdonosoknak be kell látniuk, hogy a megfelelő hangnem meghatározása megadja a hangot az egész levél számára.
Kezdje a köszöntéssel. Korlátozza az üdvözlési lehetőségeket, biztosítva a személyzet számára a megfelelő választási lehetőséget.
A szokásos üdvözlet
A szokásos üdvözlet: "Kedves Mr. (személy vezetékneve)". És ahogy a hagyományos postai levelezésnél szokás, a szokásos üdvözlet használata tiszteletet és professzionalizmust mutat. Egyesek ezt régimódinak tarthatják, de ez elfogadhatóbb, mint akaratlanul sértő.
A "Kedves" betűvel kezdődő üdvözlet időtálló. Használja az illető vezetéknevét, ha megvan, vagy ha a kapcsolat új. Ez tiszteletet mutat.
Például a "Kedves Mr. Jones" -t előnyben részesítik a "Kedves John" -val szemben. Ha nem biztos az illető címében (Mr., Mrs., Ms. vagy Miss) vagy a vezetéknévben, akkor elfogadható az utónév használata. A vállalati irányelvnek szabványnak kell lennie, hogy az alkalmazottak megpróbálják kideríteni a címzett vezetéknevét, mielőtt a keresztnevet használják.
Barátságosabb üdvözlet
Néha az e-maileket kevésbé formális szabványok alapján írják, egyszerűen azért, mert a feladó barátságosabb akar lenni. Például a "Szia" barátságosabb, mint a "Kedves". Ez még hideg kommunikációban is használható, ahol a feladónak nincs címzettje. Keresztnévvel is használják, mint a "Szia Jennifer" -ben.
A vállalkozás tulajdonosának speciális ügyfélkapcsolatai lehetnek, ahol ezt a hivatalos üdvözlet során használják, a vállalati eljárások szerint. Például a személyzet felveheti az új ügyfelet, és megkérdezheti tőle, hogy inkább a keresztnevén vagy az utolsó nevén szólítják-e.
Szakmai, de szívélyes
A cégtulajdonosok látják a levelezésben használt "Üdvözlet:" kifejezést. Ez egy elfogadható üdvözlet, de inkább egy szívélyes üzleti kapcsolatra utal, mint egy hivatalos kapcsolatra. Ez arra törekszik, hogy megpróbáljon barátságos és más lenni, de még mindig hivatalosnak tekintik. Gyakran előfordul hideg e-mailekben vagy levelezésben, amikor a küldő félnek nincs szoros kapcsolata a címzettel.
Kerülendő üdvözlet
Gondoljon az e-mailt olvasó személyre, mielőtt megírja az üdvözletet. Ha nem biztos abban, hogyan indíthat üzleti e-mailt, tévedjen a hagyományos üdvözlet oldalán. Az e-mailt a "Hé" -vel kezdi a fiatalabb alkalmazottak körében, akik lazán viszonyulnak mindenhez.
Ez azonban a legtöbb üzleti helyzetben túl alkalmi a néhány címzett esetleges tiszteletlensége miatt. Ez különösen igaz, ha egy fiatalabb alkalmazott e-mailt küld egy idősebb leendőnek vagy üzleti kollégának.
Egy másik elkerülendő üdvözlet: "Kinek szólhat", hacsak nincs egyáltalán fogalma a címzett személyéről. Ez a köszöntés vak e-mailre utal, amely semmilyen kapcsolatban nincs a címzettel. A legtöbb címzett ezt azonnal vak e-mailnek tekinti, és elvetheti, mielőtt elolvassa. Például a "Szia" barátságosabb, mint a "Kedves", és gyakoribb, ha a küldőnek pozitív kapcsolata van a címzettel.
Tipp
Jobb rövidíteni a dolgokat, ha nincs sok információ. A "szia" jobb, mint a "kedves barátom", még akkor is, ha nincs neve a "szia" után.