A kisvállalkozások könyvelése összetett gyakorlat lehet, de számos olyan általános számviteli alapelv létezik, amelyek segítik a vállalkozások tulajdonosait a számviteli eljárások strukturálásában, valamint az egyértelmű és pontos könyvek vezetésében. Fontos, hogy a vállalkozások betartsák a gazdálkodó egységek feltételezésének gyakorlatát, hogy ne csak jogi védelem alatt álljanak, hanem a vállalat pénzügyi képét is egyértelműen bemutassák.
Üzleti entitás feltételezése meghatározva
A gazdálkodó egység feltételezése, amelyet néha különálló gazdálkodói feltételezésnek vagy gazdasági egység fogalmának is neveznek, olyan számviteli elv, amely kimondja, hogy minden vállalkozás pénzügyi nyilvántartását külön kell vezetni a tulajdonosok vagy bármely más vállalkozás pénzügyi nyilvántartásától. A társaság működéséből származó összes jövedelmet bevételként kell elszámolni, és minden kiadásnak kizárólag a vállalkozásnak kell lennie. A tulajdonos személyes költségeit nem szabad áthárítani a társaságra. A szétválasztásnak ez a szigorú betartása lehetővé teszi az üzleti élet jövedelmezőségének és adózási céljainak értékelését a pontos pénzügyi adatok alapján, nem pedig a személyes és az üzleti pénzügyek zavaros keveréke alapján. Ez minden vállalkozásra vonatkozik, még akkor is, ha jogilag egy vállalkozás és tulajdonosa ugyanazon entitásként tekintendő.
Jogi és számviteli szétválasztás
A vállalkozások különféle formákban léteznek, és mindegyik struktúrára saját jogi és adózási előírások vonatkoznak. Sok kisvállalkozás átengedett vállalkozásnak minősül, ahol a vállalkozást nem a jövedelmére adózzák, hanem minden jövedelmet "áthárítanak" a tulajdonosoknak, és a vállalkozás által megszerzett jövedelem összegével adóznak. Az áthaladó szervezetek példái közé tartoznak az egyéni vállalkozások, az S vállalatok és a korlátolt felelősségű társaságok (LLC). Az egyéni vállalkozásban azonban a vállalkozást és az egyes tulajdonosokat jogilag egynek tekintik. Az üzleti, pénzügyi és jogi kötelezettségek a tulajdonos kötelezettségeivé válnak. Annak ellenére, hogy jogilag azonosnak tekintik, az egyéni vállalkozóknak külön kell fenntartaniuk és jelenteniük kell személyes és üzleti pénzügyeiket.
Pontos nyilvántartás vezetése szükséges
A gazdálkodó egység koncepciójának egyik hátránya a könyvelésben az, hogy a cégtulajdonosoknak nagyon ügyelniük kell a részletes és pontos pénzügyi nyilvántartások vezetésére, különös tekintettel a kiadásaikra. Minden személyes és üzleti költséget külön kell tartani. Ez azt jelenti, hogy eljárásokat kell kialakítani annak biztosítására, hogy a számviteli nyilvántartások a felhasználás célja vagy százalékos aránya alapján tükrözzék a pontos költségösszegeket. Például, ha egy vállalkozás tulajdonosa gázt vásárol egy személyesen tulajdonában lévő autóhoz, személyes hitelkártya használatával, de ezt a gázt és autót üzleti utazásokra használja, akkor a tulajdonosnak meg kell téríteni ezeket a költségeket a Belső Biztosító által megengedett standard futásteljesítmény alkalmazásával. Revenue Service (IRS). Ha azonban a cégtulajdonos elveszi a vállalat tulajdonában lévő autót, és üzleti hitelkártyájával gázt vásárol egy hétig tartó nyaralás alatt,ezeket a kiadásokat nem üzleti kiadásokként kell elszámolni a társaság pénzügyi nyilvántartásában, hanem személyes kivonásként kell figyelembe venni.
Vállalati divíziók vagy több vállalkozás kezelése
Egy másik, külön könyvelést igénylő üzleti entitás az az eset, amikor egy vállalaton belül külön divíziók vannak, vagy ha egy magánszemélynek több vállalkozása van. Ha vállalkozása növekszik, akkor lehetősége nyílik a jelenlegi műveletek körén kívülre is kiterjedni. Választhat egy külön részleg felállítását a vállalaton belül ennek az új üzleti lehetőségnek a kezelésére. A vállalat ezen szegmensének pénzügyi helyzetének és működésének nyomon követése érdekében célszerű az összes bevételt és kiadást a vállalat másik részétől elkülönítve nyilvántartani. Ezt úgy lehet megtenni, hogy a számviteli szoftverekben, például a QuickBooks-ban "osztályokat" használunk. Adóügyi és jogi szempontból a részleg továbbra is a fő vállalat égisze alatt áll, de a külön könyvelés lehetővé teszi, hogy önállóan értékelje pénzügyi helyzetét.
Hasonlóképpen, ha egy vállalkozás tulajdonosa egynél több vállalatot vezet, minden vállalkozás esetében külön egység feltételezést kell fenntartani. Bár a tulajdonos ugyanaz, a vállalatok terjedelme és mérete nagyon eltérő lehet, és minden tranzakciót külön kell elszámolni.