Január mindig mozgalmas hónap a könyvelési osztályok és a kisvállalkozások tulajdonosai számára, mivel adóügyi dokumentumokat készítenek az alkalmazottak és vállalkozásuk számára. A munkavállalói bér- és adónyilatkozat, W-2 néven ismert hivatalos dokumentum az adóköteles jövedelem, valamint a társadalombiztosítás, a Medicare, valamint az állami és helyi önkormányzatok számára visszatartott adó összegének jelentésére. Ezt a fontos dokumentumot nem csak a Bevételi Szolgálat (IRS) használja adózási célokra, hanem a munkavállaló élete során a jövedelem előzményeit a Társadalombiztosítási Hivatal (SSA) használja fel a nyugdíjba vonulás alkalmasságának és juttatásainak meghatározására.
A W-2 megértése
Mielőtt bármilyen űrlap kitöltésére fordítana időt, győződjön meg arról, hogy a megfelelőt használja. A munkáltatóknak W-2 űrlapokat kell kitölteniük minden olyan munkavállaló számára, akinek az év folyamán nyújtott szolgáltatások fejében bármilyen fizetést teljesítettek, ideértve a nem pénzbeli kifizetéseket is.
Még akkor is, ha Ön nem hivatalos vállalkozás, de fizet valakinek háztartási alkalmazottként, be kell nyújtania neki W-2-t. Ha azonban vállalkozónak (nem alkalmazott) fizetett munkáért, akkor egy másik űrlapot kell használnia, az 1099-MISC-t.
Amire szüksége lesz
W-2 forma és W-3 forma
Éves bérszámadatok
Éves levonási adatok
Bérszámfejtési szoftver
Nyomtató
Válassza az iktatási formátumot
Két lehetősége van a W-2 dokumentumok benyújtásakor. Papírűrlapokat vagy elektronikusan kitöltheti az SSA Business Services Online weboldalán.
Papírlapok
Ha a papírformákat választja, meg kell rendelnie az IRS-től. Az egyszerű online rendelés elérhető a weboldalán a www címen. irs.gov/orderforms. Ügyeljen arra, hogy a megfelelő évre megrendelje az űrlapot; januárban a most befejezett évre vonatkozó űrlapokat tölti ki, nem pedig a tárgyévre. Mindig olvashatóan, fekete tintával nyomtasson. Ezzel a módszerrel legfeljebb 249 alkalmazott űrlapot nyújthat be.
Elektronikus iktatás
Az űrlapok gyorsabb benyújtásának módja az SSA által üzemeltetett ingyenes Business Services Online (BSO) webhely használata. Be kell állítania egy fiókot és jelszót, amelyet rendszeresen meg kell változtatni.
Ezen a rendszeren keresztül manuálisan akár 50 alkalmazottat is bevihet beküldésenként. Formázott bérfájlt is feltölthet nagyszámú alkalmazott számára. A formázási utasítások letölthetők a BSO weboldaláról.
Gyűjtse össze az alkalmazottak bérével kapcsolatos információkat
Futtasson bérszámfejtési jelentéseket minden alkalmazottról. A jelentéseknek részletezniük kell, hogy mennyi pénzt fizettek az egész évre, valamint a szövetségi jövedelemadó, az állami és helyi adók, a társadalombiztosítási és a Medicare adókra visszatartott adók összegét.
Adjon meg adatokat az egyes űrlapokban
Az egyes W-2 űrlapok kitöltéséhez kövesse az IRS utasításait. A következő információkat adja meg:
-
- Minden alkalmazott neve, címe és társadalombiztosítási száma
- Vállalkozása neve, címe, EIN (Munkaadói azonosító száma) és állami azonosító száma
- A bérek, borravalók és egyéb ellentételezések összesen
- Adók összesen az egyes kategóriákban
- Választható halasztások vagy meghatározott Roth IRA hozzájárulások, ha alkalmazható
- A munkáltató által fizetett egészség- vagy életbiztosítás adóköteles költsége, ha alkalmazható
Adatok online űrlapokba történő bevitelekor mentse el az adatokat minden bejegyzés után. Ha szükséges, kiléphet a webhelyről, és visszatérhet, hogy később befejezze munkáját.
Ellenőrizze az elkészült W-2-eket
Az összes alkalmazott W-2 beírása után ellenőrizze a pontosságukat. Az SSA javasolja a nem hivatalos példányok kinyomtatását és átadását az alkalmazottak számára felülvizsgálatra. Ellenőrizze kifejezetten a névírást, a helyes címeket és a társadalombiztosítási számokat. Ha beküldi az űrlapokat, és később hibákat talál, akkor a javított űrlapot újra el kell küldenie.
Nyomtassa ki és terjessze az űrlapokat
Ha minden igazolva van, nyomtassa ki a W-2-eket, és ossza el az alkalmazottaival. Feltétlenül küldje el nekik legkésőbb január 31-ig az IRS határidejének betartását.
Nyújtsa be az űrlapokat az SSA-hoz
Az utolsó lépés az összes űrlap feltöltése az SSA-val. Bár az IRS, valamint az állami és helyi önkormányzatok a W2-t használják a bevételek ellenőrzésére, a társadalombiztosítási igazgatóság felügyeli ezen dokumentumok benyújtását. Papíros és elektronikus módszerrel is kap egy W-3-at, amely a Bér- és adónyilatkozatok továbbítása űrlap; minden egyes W-2 tételhez együtt kell benyújtani.
Gondoljon a W-3-ra, mint a "totál" kártyára. Felsorolja az összes azonosító munkáltatói adatot, valamint a kifizetett vagy visszatartott összeget az összes jelentett kategóriában az egész vállalatra vonatkozóan. Ezenkívül megadja a vállalat által benyújtott egyes W-2-k teljes számát is. A W-3 ellenőrzőként működik, ha azonosítja a beküldött hibákat.
Tipp
Ne nyomtassa ki az IRS webhelyén található W-2 űrlap piros változatának másolatát, és ne küldje el az SSA-nak. Az űrlapot nem lehet beolvasni, és nem fogadjuk el; akár büntetést is kaphat. Ehelyett rendeljen papírlapokat közvetlenül az IRS-től, és küldje el postán, vagy elektronikus úton nyújtsa be a Társadalombiztosítási Igazgatósághoz annak online szolgáltatási webhelyén keresztül.