Kevés sikeres vállalat nem használja a technológiát a termelékenység javítására, a hatékonyabb kommunikációra és az ügyfelek és az áruk nyomon követésére. Valójában a legtöbb sikeres szervezet üzleti tevékenységének szinte minden területén támaszkodik a technológiára. Habár sokféle technológia áll rendelkezésre, a digitális működéshez nem kell megfélemlíteni az üzleti tulajdonosokat. Mindez a funkcionalitás érthető darabjaira bontható.
Asztali számítógépek és laptopok
A legtöbb vállalat számára a leghasznosabb berendezést is a legjobban értik. Irodai és termelékenységi szoftvercsomagokkal ellátott asztali számítógépek lehetővé teszik a dolgozók számára levelek írását, pénzügyi információk elemzését, e-mailek küldését és fogadását, valamint értékesítési prezentációk tervezését.
Maga a számítógép lehet asztali modell külön monitorral és billentyűzettel, vagy mobil laptop. Két fő típusú számítógép létezik. A leggyakoribbak a személyi számítógépek (PC-k), amelyek a Microsoft Windows operációs rendszerrel működnek, az Apple Computer operációs rendszerét használó Macintosh számítógépek pedig népszerűek a kreatív szakemberek körében.
Szoftver és termelékenységi eszközök
A szoftver a számítógépre töltődik, hogy bizonyos típusú funkciókat biztosítson. A termelékenységi eszközök, például a Microsoft Word, egy szövegszerkesztő csomag és a Microsoft Excel, egy pénzügyi táblázatkezelő rendszer, képesek elvégezni a kisvállalkozások által igényelt leggyakoribb feladatokat. A Microsoft PowerPoint vagy az Apple Keynote lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy professzionális megjelenésű előadásokat készítsenek gyorsan és egyszerűen. Több millió egyéb cím érhető el, amelyek mindegyikét speciális feladatok ellátására fejlesztették ki.
Számítógépek és nyomtatók hálózatba kapcsolása
A számítógépeket gyakran összekapcsolják a hálózat kialakításával. Ez lehetővé teheti a szervezeten belüli emberek számára dokumentumok vagy információk megosztását, központi tárhelyet biztosíthatnak a dokumentumok tárolásához, vagy az emberek e-mail használatával kommunikálhatnak egy irodán belül. Lehetővé teszik több számítógép számára nyomtató vagy tárolóeszköz megosztását is. A hálózat korlátozható a megosztott irodán belüli számítógépekre, vagy több irodára és helyszínre is kiterjedhet.
Telefon és hangposta rendszerek
Bár nem tarthatja az irodai telefont technológiának, a mai üzleti telefonrendszerek meglehetősen összetettek. A legelterjedtebb típusú telefonrendszer egy olyan hardveregységből áll, amely szoftver segítségével osztja fel a telefongyártó vállalat vonalát az egyes készülékek között. Ezek a rendszerek gyakran tartalmaznak egy automatikus kísérőt, amely segít a hívóknak megtalálni a keresett alkalmazottat, és a legtöbb hangposta rendszert is tartalmaz az üzenetekhez.
A Voice over Internet Protocol (VOIP) telefonok egyre népszerűbbek. A VOIP telefonok nem igényelnek telefonvonalat, ehelyett az interneten keresztüli forgalmat egy speciális kézibeszélőhöz irányítják.
Pénzügyi számviteli rendszer
Bár technikailag szoftverek, a könyvelési rendszerek megérdemlik a saját megemlítésüket, mivel bármilyen üzleti tevékenységben kritikus szerepük van. A számviteli rendszerek nyomon követik a társaság minden elköltött dollárját és minden bevételét. A kisebb vállalatok egyik népszerű választása az Intuit Quickbooks, amelyet egyszerűen fel lehet állítani és fenntartani.
Nagyobb vállalatok érdemesnek tartják az SAP Business One vagy a Sage Accpac alkalmazását, amelyek mind nagyobb testreszabást és integrációt tesznek lehetővé más rendszerekkel. Amikor megpróbálja eldönteni, melyik szoftver az Ön számára megfelelő, kérje könyvelőjétől az ajánlást.
Készletellenőrző rendszer
Ha vállalkozása árut ad el, érdemes felfedeznie egy készletellenőrzési rendszert. Ezek a rendszerek nyomon követik a készlet minden elemét, biztosítva, hogy ne fogyjon el a készlet, és ne is rendeljen túl sokat. Amikor új készlet érkezik, a rendszer frissül, hogy tükrözze a kiegészítéseket, és amikor eladja, levonja az összesből.
Ügyfélkapcsolat-menedzsment rendszerek
Az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszer nyomon követi az ügyfelet a vállalatával szerzett tapasztalatai során. Attól a pillanattól kezdve, hogy információt szerez az ügyfélről, a CRM-rendszer nyomon követi velük folytatott interakcióikat. Ha egy ügyfél termék vagy szolgáltatás megrendelésére hív, vagy segítséget vagy technikai kérdést kér, a CRM rendszer megmondja a szervizképviseletnek, amikor a termékeket kiszállították, mi rendelhető vissza, és minden egyéb beszélgetést, amelyet az ügyfél folytathatott az vállalat.
A CRM rendszerek elősegítik a kapcsolatok kiépítését az ügyféllel azáltal, hogy a vállalat által az ügyfelektől gyűjtött összes információt egy helyre gyűjtik össze felhasználás, áttekintés és proaktív válasz céljából.