Az eljárási kézikönyvek hasznos eszközök a különféle foglalkoztatási körülményekhez. Akár az alkalmazottaknak tudniuk kell a másológép kezelését, akár a szükséges egészségügyi és biztonsági oktatás elvégzését, az eljárási kézikönyv áttekintést nyújt a lépésekről. Sok munkáltató kombinált „szakpolitikai és eljárási” kézikönyveket készít, de fontos felismerni a különbséget: a házirendek a szabályokat, míg az eljárások a folyamatokat és azok kitöltésének módját tükrözik. A hatékony eljárási kézikönyv összeállításakor elengedhetetlen, hogy magára az eljárásra összpontosítson, és megadja azokat az információkat, amelyek hasznosabbak lesznek az alkalmazottak számára annak végrehajtásához.
Tulajdonságok
Az eljárási kézikönyv legyen könnyen olvasható és használható. Az az eljárási kézikönyv, amely csak az elolvasásához megköveteli a saját eljárási kézikönyvét, egyik alkalmazott számára sem sok hasznát veszi. Ezenkívül az eljárási kézikönyvnek következetesnek kell lennie minden elemben, beleértve a stílust, a dizájnt és az információkat is. Az eljárási kézikönyvet úgy tervezték, hogy segítsen másokat egy bizonyos feladat végrehajtásában, ezért azt az olvasókra való tekintettel kell megírni. A leírt folyamatoknak világosaknak és logikusaknak kell lenniük, hogy minden olvasó nehézség nélkül kövesse az eljárást.
Jellemzők
Az eljárási kézikönyvek a jellemzők szerint változnak, a részletes információk típusától függően. Nagyrészt azonban a hatékony eljárási kézikönyvek világos és következetes formátumúak, hogy az olvasók tudják, hogyan kell követni az anyagot. A bekezdéseknek zavartalanul kell kezdődniük és végüknek, és az olvasóknak nem kell azon gondolkodniuk, hol végződik az egyik és a másik lépés. A lépések leírása során az íróknak erős cselekvési igékkel kell biztosítaniuk, hogy az olvasók pontosan tudják, mit kell tenniük, és adott esetben magyarázatokat és lehetőségeket kell kínálniuk. Minden ikonnak, képnek vagy grafikonnak / diagramnak érthetőnek és egyértelműen követhetőnek kell lennie.
Írás stílus
Az eljárási kézikönyv írásmódjának világos és tömör nyelvre kell támaszkodnia. Minden eljárási információnak pontosnak kell lennie, és az esetleges rövidítéseket zárójelben lévő magyarázattal kell tisztázni - például az "Élelmiszer- és Gyógyszerügyi Hivatal (FDA)". Egy ideig forgalomban lévő eljárási kézikönyvekben kerülje az olyan információk használatát, amelyek gyorsan elavulhatnak. Kerülni kell a szaknyelvet és a zsargont, amely a legtöbb számára ismeretlen lesz.
Tervezés
Az eljárási kézikönyv kialakítása nagymértékben függ a felvázolt eljárás típusától, de néhány tervezési javaslat az összes eljárási kézikönyvre vonatkozik. Egy jó eljárási kézikönyv sok helyet foglal el. Vagyis a kézikönyv nincs túlterhelve nyomtatással, inkább rengeteg behúzást és bekezdéstörést kínál az olvasó elijesztése elkerülése érdekében. A hatékony eljárási kézikönyveknek világos címsoruk és alcímeik vannak, valamint minden más megfelelő címke és vázlat sok pontra vonatkozik.
Feladatok
Az eljárási kézikönyvek megírásáért felelősek felelősek azok időszakos felülvizsgálatáért is. Ha az anyag lényegtelenné válik, el kell távolítani vagy frissíteni kell. Ha az információ nem hatékony az alkalmazottak megsegítésében, akkor felül kell vizsgálni és javítani kell a kézikönyvet. Az eljárási kézikönyv csak annyira hasznos, mint az a munka, amely lehetővé teszi az olvasók számára a teljesítést, és ha a kézikönyv ezt elmulasztja, az író felelőssége megváltoztatni.