A munkavállalói azonosító egy kód, amelyet a munkáltató használ a szervezetnél dolgozó személyek egyedi azonosítására. A munkavállalói azonosítók lehetővé teszik az egyszerűsített, pontos nyilvántartást, és elősegítik a bizalmas információk megőrzését. Ha kisvállalkozást vezet maroknyi alkalmazottal, az alkalmazott azonosítója nem okozhat sürgető problémát, de vállalkozásának növekedésével nagyobb jelentőséget tulajdonít.
Miért nem SSN?
A munkavállalói azonosító szám nem azonos az adóazonosító számmal vagy a társadalombiztosítási számmal (SSN), amelyet a szövetségi kormány rendelt. Noha az SSN-k az igazolvány másik hasznos formája, azokat bizalmasan kell kezelni, és nem használhatók napi nyilvántartások vezetésére. Az identitástolvajok SSN-eket keresnek, mert egyedülállóan azonosítják az amerikai állampolgárokat. A tolvajok azonosítása társadalombiztosítási számokkal hamis személyi igazolványok és más csaló dokumentumok létrehozására szolgálhat. Ezt nehezebb megtenni a munkavállalói azonosítókkal, mivel azok nem használhatók a vállalat belső nyilvántartásain kívül.
A „John Smith” probléma
A vállalat növekedésével növekszik annak a valószínűsége, hogy több embert alkalmaz, akiknek ugyanaz a neve, különösen a közönséges neveknél. Bár a középső nevek és címek, például a "Doktor" segíthetnek megkülönböztetni az embereket, ez nem mindig működik. Az egyedi alkalmazotti azonosítók rendszere lehetővé teszi azonos személyek azonosítását és elszámolását.
Azonosító kód formátuma
Amikor létrehoz egy alkalmazotti azonosító kódot, a formátum teljes mértékben rajtad múlik. Ez lehet szám vagy betűk, számok és egyéb szimbólumok kombinációja. A vállalkozás az azonosítóval azonosíthatja a munkavállaló típusát; például egy „T” betű, amelyet néhány számjegy követ, azonosíthatja az illetőt technikusként. Egyes vállalatok szekvenciális számozási rendszert alkalmaznak, amelyben a korán csatlakozott munkavállalók száma alacsony, a később felvett munkavállalóké pedig magasabb.
Az azonosító számok központi ellenőrzése
Fontos, hogy vállalkozása új azonosító számokat rendeljen a vállalat egyetlen vagy központosított helyén, például az emberi erőforrások osztályán, vagy kisvállalkozások, könyvelő vagy bérszámfejtő számára. A felelősség központosításával csökkenti annak esélyét, hogy ugyanazt a számot több személynek adják, vagy hogy ugyanaz a személy több számot kapjon. Az egyediség döntő fontosságú a zökkenőmentesen működő számviteli rendszer szempontjából.
Többcélú azonosító
Lehetséges, hogy szervezete egy alkalmazott számát több célra is felhasználhatja. Például egy fizetés nélküli gyakornok nem szerepelhet a bérszámfejtési rendszerben, de még mindig szüksége van erőforrásokra, például kulcsokra és számítógépes hozzáférésre. Ha cége felveszi a gyakornokot, akkor megtarthatja ugyanazt a számot; nem kell újra beírnia őket a könyvelési rendszerbe.
Munkavállalói azonosító és adatbázisok
Az alkalmazotti azonosítók a redundáns információk csökkentésével segítik a számítógépes nyilvántartás hatékony működését. Például egy alkalmazói fájlban szerepelhet az alkalmazott azonosítója, neve, otthoni címe és telefonszáma. A nyaralási idő követésére szolgáló fájlban csak az azonosítószám és a nyaralás dátuma lehet. A számítógép automatikusan összeköti a két fájlt az azonosító szám használatával, így jelentésben láthatja az alkalmazott nevét és szabadságának idejét.
Munkavállaló vs. Munkáltatói azonosító
Ne tévessze össze a munkavállalói azonosítót a munkáltatói azonosítóval (EIN). Ez utóbbi egy kód, amelyet a szövetségi kormány adózási és beszámolási céllal rendelt a vállalkozásokhoz. Hasonló a társadalombiztosítási számhoz, mivel egyedülállóan azonosítja a vállalatot. Minden amerikai vállalkozásnak, amely embereket foglalkoztat, EIN-re van szüksége.