Az értekezlet-jegyzőkönyvek nem csak a múlt heti személyi értekezleten elhangzottak csalólapjai. A jegyzőkönyv hivatalos jogi dokumentum lehet, amely a társaság igazgatóságának vagy kormányzati szerv vezetésének hivatalos fellépését képviseli. Mivel a jegyzőkönyv az üzleti és kormányzati tevékenység hivatalos nyilvántartása, érdemes ezeket hatékonyan fejleszteni. Ha kézzel ír papírra jegyzeteket, az segíthet, ha van egy előre nyomtatott űrlapja, így megfelelő információkat tehet oda, ahova kerül. Létrehozhat számítógépes űrlapot is, ha hordozható számítógépét vagy elektronikus jegyzetfüzetét használja az értekezlet során.
Fejléc információ
A jegyzőkönyv tartalmazza az értekezlet dátumának és helyének fejlécét. A fejléc rögzíti, hogy ki volt jelen és ki volt mentve a távollétében, és tipikusan meghatározza azt a személyt, aki az ülés elnöki tiszteként és felvételi titkárként szolgált. Azok a megbeszélések, amelyek egyszerre több helyen zajlanak - például videokonferencia révén - általában a helyszín alapján rögzítik a látogatottságot.
PÉLDA:
Az A-1 vállalat igazgatótanácsának ülésének jegyzőkönyve, 2017. május 4. Vezetőségi szoba, székház épület Robert Johnson, elnök és Kyle McGregor, felvételi titkár Jelen van: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Bevezető anyag
A jegyzőkönyvek általában azzal az időponttal kezdődnek, amikor az elnöki tiszt rendre hívta az ülést. A legtöbb ülésen az első napirendi pontok tartalmazzák a bevezetőket, az elnöki észrevételeket és az előző ülés jegyzőkönyvének jóváhagyását. Ragadja meg a főbb szempontokat az elnöki beszéd során. Ha a tagok bármilyen módosítást javasoltak az előző ülés jegyzőkönyvében, pontosan rögzítsék a változásokat.
PÉLDA:
Mr. Johnson 14: 46-kor rendbe hívta az ülést. Informális bemutatkozás után Johnson bejelentette, hogy macskája nemrégiben megszületett hat cicát. Hawthorne asszony indítványára a júliusi ülés jegyzőkönyvét egyhangú beleegyezéssel elfogadták azzal a kivétellel, hogy a (15) bekezdésben szereplő „teherautó” szót a „félpótkocsi” szóval helyettesítették.
Hozzájárulás menetrend
Annak ellenére, hogy minden találkozónak más a felépítése, a hivatalos találkozók - különösen a kormánycsoportok számára - általában "beleegyezési napirenddel" kezdődnek, ami alig több, mint olyan jelentés és nyilatkozat, amely nem igényel szavazást. A beleegyezési napirend gyakran tartalmaz levelezést, bizottságok jelentéseit és egyéb, csak tájékoztató anyagokat.
Jegyezze fel a beleegyezési napirend során megvitatott minden egyes tétel főbb pontjait, meghatározva a beszélgetés tárgyát és a tagok által a nyílt beszélgetés során felajánlott főbb észrevételeket.
PÉLDA:
Smith asszony a nyilvántartásba olvasta az XYZ Gyártó Vállalat november 4-i levelét. A levél méltatta a szállítási részleg szakszerűségét a nagy horderejű termékek szállításának felgyorsításában. Perez úr, a szállítási részleg nevében elmondta, hogy az XYZ kiváló munkát végzett a részletes útvonal-utasítások elkészítésében.
Üzleti menetrend
Az üzleti napirend az, ahol a cselekvés található - az ülésnek az a része, ahol a tagok különféle cselekvési kérdésekről vitatkoznak és szavaznak. A hivatalos jegyzőkönyvek elkészítéséhez a titkárnak át kell írnia a tényleges szavazásra irányuló indítványt és a tényleges szavazatszámlálást, beleértve azt is, hogy ki szavazott a kérdés mellett és ellen. Jellemzően a titkár rögzíti a vita összefoglalóját is, beleértve az egyes felszólaló tagok főbb pontjait.
Technikailag nincs olyan, hogy szavazzanak a "tartózkodásra". Tartózkodás azt jelenti, hogy egyáltalán nem szavazok. Azoknak a személyeknek, akik rögzíteni akarják, hogy nem támogatnak és nem elleneznek egy ügyet, inkább "jelen legyen" szavazniuk.
PÉLDA:
Johnson vitát nyitott az ABC Widgets számlájáról 21 434,87 dollárért. Ms. Hatoyama elmondta, hogy a számlát a pénzügyi bizottság jóváhagyta a múlt héten. Michaels úr elmondta, hogy támogatja az ABC Widgetekkel folytatott folyamatban lévő munkát. Hatoyama költözött jóváhagyni az ABC Widgets, Inc. számláját 21 434,87 dollárért. - tette hozzá Ms. Sandborn. A mozgás 4-2-re volt, Hatoyama, Sandborn, Michaels és Smith mellett, Perez és Clark ellenezték.
Záró anyagok
A legtöbb perc általában az ülés elnapolásának idejével zárul. A jegyzőkönyvet az elnök és a jegyzőkönyvvezető írja alá, bár ha a titkár a csoport szavazati joggal rendelkező tagja, akkor a titkár aláírása önmagában gyakran elegendő.
PÉLDA:
Johnson 19: 14-kor elnapolta az ülést. A következő ülésre augusztus 5-én, 15 órakor kerül sor az igazgatótanács termében.
Aláírt, Robert Johnson, elnök, Kyle McGregor, felvételi titkár