Minden vállalkozásnak módja van arra, hogy működjön és tegyen dolgokat. Az egyértelmű üzletpolitikával nem rendelkező vállalkozásoknak és cégvezetőknek gyakran vannak beosztottjaik, akik olyan döntéseket hoznak, amelyek nem kapcsolódnak ahhoz, amit a vezetés valóban látni akar. Az egyértelmű, tömör és írásos üzletpolitikai tervek segítenek minden vállalkozást fenntartani a műveletek következetességében, és mentesítik a vezetést a mikrokezelés szükségességétől. Az üzleti irányelvek létrehozásakor és alkalmazásakor szabványosítják azt, hogy a vállalat hogyan szállít termékeket vagy szolgáltatásokat a fogyasztóknak.
Mi az üzleti politika?
Az üzletpolitika a társaság tulajdonosa vagy vezetése által meghatározott szabályok összessége. Bizonyos irányelveket szabályozások határoznak meg, például a szövetségi adatvédelmi törvények, míg másokat a vállalati vezetés tervez annak biztosítására, hogy a dolgokat bizonyos szabványok szerint végezzék. Az üzleti irányelvek általában megtalálhatók a működési kézikönyvben vagy a munkavállalói kézikönyvben. Bár a különböző vállalkozások eltérő politikákkal rendelkezhetnek, bármely üzletpolitikának ugyanaz a hét jellemzője. Az üzleti politikának konkrétnak, világosnak, egységesnek, megfelelőnek, egyszerűnek, befogadónak és stabilnak kell lennie.
- Specifikus : Ha egy házirend nem specifikus, a megvalósítás következetlenné és megbízhatatlanná válik. Például: "Lehet, hogy az alkalmazottak nem parkolnak a vendég parkolójában."
- Világos : Az üzleti politikának nincs kétértelműsége. Könnyen érthető nyelven íródott. Például: "Az állás azonnali felszabadulása annak az eredménye, hogy a gépjárművezetőknek két pontja van a vezetési nyilvántartásban."
- Egységes : A politikának olyan szabványnak kell lennie, amelyet mindenki követhet a felső vezetéstől az üzemi dolgozókig. Például: "Bárki, aki belép az építkezésre, mindig legyen rajta védőkalap, cipő és szemüveg."
- Megfelelő : Az üzleti politikának relevánsnak kell lennie a szervezeti célok és igények szempontjából. Például: "A megkülönböztetéssel és szexuális zaklatással kapcsolatos vádakat fegyelmi eljárással vizsgálják, a vizsgálati eredmények alapján alkalmazható".
- Egyszerű : A szabályzatot mindazoknak meg kell értenie, amelyekre a vállalkozáson belül vonatkozik. Például: "Tilos a dohányzás a festett sárga padlóvonalakkal jelölt hegesztési műveletek 100 lábán belül."
- Inkluzív : Az üzletpolitika nem releváns a vállalkozás egy kis csoportja számára, annak széles körűnek kell lennie, és mindenkit magában kell foglalnia. Például: "Az üzleti öltözék mindig kötelező az irodában vagy az ügyfelekkel való találkozáskor."
- Stabil : Ez a megvalósításra vonatkozik. Ha bekövetkezik egy incidens, akkor a politikának stabilnak kell lennie, hogy ne legyen döntésképtelen a követése. Például: "A mobiltelefonok használata nem megengedett a konferenciateremben."
Az üzleti politika rugalmas lehet a paraméterek megváltoztatásában az üzleti életben, az iparban vagy a piacon. Ezeknek a funkcióknak az útmutatója az üzleti politikák megalkotásához segít az üzleti vezetőknek abban, hogy fenntartsák a vállalat egységes szerkezetét. Az ügyes üzleti élet és az alkalmazottakhoz való alkalmazkodás, a fogyasztói és piaci visszajelzés az, ami a nagyvállalatokat sikeresnek tartja.
Az üzletpolitikai tervek fontossága
Az üzleti politikák fontosak, és a jogi kötelezettségeken át a munkavállalók elégedettségéig és a pozitív közvéleményig mindent befolyásolnak. A házirendek biztosítják, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen, ha bizonyos dolgokra vonatkozó elvárásokról van szó. Lehet, hogy egy vállalkozás politikája a vállalat különböző aspektusaira vonatkozik. Lehetnek biztonsági politikák, humánerőforrás-felvételi politikák és diszkriminációellenes politikák. Lehetnek olyan irányelvek is, amelyek az alkalmazottak öltözködési szabályára, az ebéd menetrendjére, a szabadságra és az ünnepekre vonatkoznak. Más irányelvek vonatkoznak az ügyfélélményre, ideértve az ügyfelek üdvözlését, a telefonhívások kezelését és a termék kézbesítési sajátosságait.
Mindezek a politikák pozitív munkakörnyezetet teremtenek. Azok a munkavállalók, akik biztonságban érzik magukat a sérülések vagy megkülönböztetés miatt, boldogabbak és eredményesebbek. Ez a termelékenység fontos szempontja, amelyet minden vállalkozás tulajdonosának figyelembe kell vennie. Amikor az alkalmazottaknak egyedi irányelveik vannak az öltözködési szabályokról, az ütemezésről és a szabadidő kéréséről, akkor az egyenlővé teszi a terepet és megvédi az alkalmazottakat a favoritizmustól. Meghatározza az irodai dinamika hangnemét és a csapatmunka alapjait. A menetrend egyszerű megszervezéséhez csapatként kell dolgozni, vagy legalábbis figyelembe kell venni a csapat többi tagját.
Ami a műveletekre és az ügyfélélményre vonatkozó irányelveket illeti, ez elengedhetetlen a következetes működéshez és a lehetséges problémák elhárításához. Ha a házirendnek nyomon kell követnie a termék kézbesítését, és ez nem történik meg, a vezetők a folyamat adott szegmensét magasabb megtérüléssel célozhatják meg.
Vállalati kultúra kialakítása
Amikor a politikákat egyértelműen meghatározzák egy írásos terv, akkor megfogalmazódnak az elvárások. Ez megkezdi a vállalati kultúra kialakítását abban, hogy mit kell tennie, mit nem és hogyan kell cselekednie. Azok az alkalmazottak, akiknek elvárásaik világosan felvázolt formában vannak megadva, jobban képesek ellátni ezeket a feladatokat, és általában ritkábban térnek át a "szkriptből", mint azok az alkalmazottak, akik olyan vállalkozásokban dolgoznak, amelyek nem rendelkeznek egyértelműen megírt irányelvekkel.
Természetesen a politikák nem jelentenek semmit, ha a vezetés nem hajtja végre ezeket. Egyes irányelvek, például a biztonság és a diszkrimináció, jogi következményekkel járnak, és közvetlenül befolyásolják a termelékenységet és az ügyfelek elégedettségét. Ha a menedzser nem követeli meg, hogy az alkalmazottak tartsák be a hat hónapos felülvizsgálat politikáját a vásárlás után, akkor a vállalat elveszítheti üzleti tevékenységét, és a menedzser nehezebben tudja elindítani a végrehajtási házirendet.
Például a Google vállalati kultúrája nagyon alkalmazottal vezérelt, vagyis a szülők a gyermekgondozási órák körül módosíthatják az ütemtervet; a kutyatulajdonosok elhozhatják a Fidót munkába, és az alkalmazottak szabadon tölthetik el idejük egy részét olyan személyes projektekre, amelyeket fejleszteni szeretnének, nemcsak arra, hogy milyen projektet jelöltek ki. Ez nagy rugalmasság, amelyet a vállalat nagyon világos paraméterekkel vázol fel, hogy az alkalmazottak tudják, hol vannak a határok. Ennek eredményeként a Google egy olyan hely, ahol az emberek szeretnek dolgozni, és ez az irányelv azt eredményezte, hogy a Google globális technológiai vezetővé vált.
Alkalmazottak üzletpolitikai képzése
Az üzleti vezetőknek ki kell képezniük az alkalmazottak üzletpolitikáját. Minden alkalmazottnak meg kell kapnia a munkavállalói kézikönyvet, amely az összes szabályzatot egy központi dokumentumban ismerteti. A frissítéseket írásban kell terjeszteni a kézikönyv módosításaként. Ha a kézikönyv elavult, azt felül kell vizsgálni, hogy az újonnan bevezetett változtatások beépüljenek a munkavállalói kézikönyvbe.
A munkaadóknak a kézikönyvet a felhő vagy az online portálon keresztül is hozzáférhetőnek kell tartaniuk, hogy az alkalmazottak kérdés esetén hozzáférhessenek hozzá. Ezenkívül az online hozzáféréssel nincs mentség arra, hogy bármely alkalmazott azt állítsa, hogy nem ismeri.
De ez nem elég. A munkáltatóknak képzést kell tartaniuk a legfontosabb irányelvek áttekintése érdekében. Számos vállalkozás tart befogadó képzést, amely segít az alkalmazottaknak jobban megérteni, hogy milyen típusú nyelvet vagy cselekedeteket lehet zaklatásnak vagy diszkriminációnak felfogni. Ne feltételezzük, hogy az alkalmazottak tudják a jót a rossztól. Képezze őket megérteni. Ez segít abban, hogy a vállalkozás és az alkalmazott ne kerülhessen jogi problémák elé.
Ugyanez igaz a műveletekre is. Ha arra van szüksége, hogy az alkalmazottak egy adott szkriptet kövessenek a telefonon, tekintse át velük és szerepjátékkal. Ez érvényes a személyes interakciókra is. Ne csak az értékesítési folyamatokat tekintse át. Szánjon időt az esetleges ügyfélszolgálati kérdések áttekintésére, hogy az alkalmazottak jobban képzettek legyenek a nap folyamán a lehetséges problémák kezelésére. Minél többet tud egy alkalmazott foglalkozni az ügyfelek problémáival, annál kevésbé irányul át a parancsnoki lánc a vezetésre. Ez felszabadítja az üzleti vezetőket, hogy a növekedésre és a fejlesztési stratégiákra összpontosítsanak.
Az üzletpolitika megsértése
Fontos, hogy következetes legyen minden üzletpolitikával. Még olyan egyszerű dolog is, mint „minden off-site munkavállalónak be lesz húzva az inge”, kezelést igényel. Amint már említettük, nem választhatja ki, hogy mikor alkalmazza az irányelvet. Ez zavart és ellenségeskedést kelt az alkalmazottak körében, akik nem tudják, hogy a főnök melyik verziója érkezik az adott napon.
Ha az üzleti házirendet végrehajtják és következetesen kezelik, akkor felelősséget kell vállalnia az alkalmazottakért a jogsértésekért. A menedzsmentnek követnie kell a műveletnek megfelelő folyamatot vagy protokollt. Ez segít dokumentálni, mi folyik az alkalmazottakkal, és megállapítani, hogy kell-e valakit elengedni.
Például, ha a házirend az, hogy minden férfi nyakkendőt visel, és minden nő harisnyanadrágot visel, akkor a szabálysértés folyamata szóbeli figyelmeztetés lehet, amelyet az alkalmazott iratába írnak. Az ismételt jogsértések további fegyelmi eljárást eredményeznének, például próbaidőt vagy akár felfüggesztést. Másrészt, ha a politika szerint a helyszínen mindig kalapot kell viselni, akkor a szabálysértés biztonsági kérdéssé válik, és azonnali intézkedéseket tesz szükségessé, ideértve annak felírását és eltávolítását is a helyszínről.
Az olyan törvényességek körül zajló politikáknak, mint a zaklatás és a megkülönböztetés, meg kell követelni jogi szakértők bevonását, szükség esetén a bűnüldözéseket, és az igazság megállapításához nyomozást kell folytatniuk. Az egyéneket külön lehet választani, és a munkaköröket a vizsgálatig ki lehet igazítani, de a kirekesztés előtt ritkán megfelelő a kirúgás.
Az üzleti politika fontossága
Az üzleti vezetőként kiválasztott irányelvek és végrehajtási módszerek közvetlenül befolyásolják az alkalmazottak teljesítményét. Egyes üzleti vezetők nem akarják, hogy minden merev formában legyen, míg mások a vállalat működési folyamatának minden szakaszában specifikus folyamatokat szeretnek megvalósítani. Ez a vállalkozás tulajdonosának döntése.
Ne feledje, hogy egyes irányelvek és eljárások a jogi problémák megelőzésére szolgálnak, míg mások a vállalat imázsának, tapasztalatainak és kultúrájának kialakítására szolgálnak. Az üzleti vezetőnek tisztában kell lennie azzal, hogy a politikák hogyan befolyásolják csapatát. Ha az öltözködési szabályok a munkavállalók többségének problémájává válnak, egy új irányelv, például egy hétköznapi pénteki politika pozitív irányba változtathatja meg az iroda dinamikáját. Ha nincs mobiltelefon-irányelv, de az alkalmazottak órákat töltenek személyes hívásokra, SMS-ekre és a közösségi médiára, akkor egy új, képzési politikát kell bevezetni és kezelni a termelékenység javítása érdekében. A vezetőknek rendszeresen értékelniük kell a vállalati politikákat és azok hatékonyságát az üzleti siker szempontjából.
Üzleti politikák kiépítése
A házirendek kialakítása általában azzal kezdődik, hogy a vállalkozás tulajdonosa vagy kezdeti vezetői csapata megírja az alkalmazottak kézikönyvét és üzleti tervét, misszióval és jövőképpel. A csapatnak mérlegelnie kell a szövetségi és az állami előírások által szabályozott szokásos irányelveket. Néhány szabályozott irányelv magában foglalja az adatvédelmi irányelveket, a megkülönböztetésellenes szabályokat, a túlórákat és az üdülési díjakat, sőt az egészségügyi programokat is.
A legtöbb vállalkozás úgy találja, hogy ezek a szabályozott szabályok sok vállalatnál hasonlóak, bár néhány vállalat úgy döntött, hogy túllépi az előírt szabályokat. Aztán ott vannak a műveletek és a kultúrpolitika. Ide tartozik a vezetők által a vállalat által kialakított kép és a belső vállalati kultúra, amelynek kialakításán dolgoznak. Az öltözködéstől kezdve a munkahelyi dohányzásig mindent meghatározhat egy üzletpolitika.
A fő irányelvek létrehozása után az üzleti vezetőknek folyamatosan nyomon kell követniük, hogy az alkalmazottak és az ügyfelek hogyan reagálnak az irányelvekre. Ha egy politikának negatív hatása van a vállalat általános termelékenységére, visszajelzést kell kérni és figyelembe kell venni a kiigazításokat. Minden üzleti vezetőnek saját politikájának kell lennie a siker érdekében. A vállalkozások folyékony entitások, amelyek mindig változnak. A túl merevség negatív teljesítményt és negatív eredményeket eredményezhet. A gyártási problémák elhárítása néha az üzleti házirendek elhárításával kezdődik.