A munkahelyi kommunikációs problémák negatívan befolyásolhatják a morált, a termelékenységet és a tárcaközi munkakapcsolatokat. Ha nem ellenőrzik, a folyamatos kommunikációs problémák potenciálisan profitot vághatnak, növelhetik a forgalmat, és olyan hibákhoz vezethetnek, amelyek negatívan befolyásolják a vállalat nyilvános imázsát. A közös kérdések felismerése és kezelése simíthatja a problémákat, még mielőtt azok kiszabadulnának. Figyelje a gyakori munkahelyi kommunikációs problémákat, és gyorsan oldja meg azokat.
A teljes kommunikáció elmulasztása
A szöveges és e-mailes gyors válaszok által dominált munkahelyen a részletek elveszhetnek, figyelmen kívül hagyhatók vagy félreérthetők. Az e-mailben adott kérdéssorozatra igen válasz nem egyértelmű. Ha „OK” -ra válaszolunk, amikor megkérdezzük, hogy ellenőrizheti-e a dokumentumot, akkor nem foglalkozik azzal a kérdéssel, hogy hol található a dokumentum, milyen felülvizsgálatot igényelnek, vagy mikor kell visszaküldeni a szerkesztéseket.
Megoldás: Tegye egyértelművé és részletgazdaggá az e-mail kéréseket, és tegye teljessé és átfogóvá a válaszokat. Mielőtt megnyomná a Küldés gombot, kérdezze meg magától:
- Minden kérdésre teljesen válaszoltam?
- Lesz-e a címzettnek még kérdése az e-mail elolvasása után?
Feltételezve, hogy valaki más birtokolja a labdát
Amikor részt vesz egy csoportos ötletbörzében, egy csoportos e-mailben vagy egy csoportos projektben, mindig fennáll annak a lehetősége, hogy feltételezzük, hogy másnak is lefedett feladata van. Amikor mindenki azt feltételezi, hogy valaki más kezeli a dolgokat, a labda elkerülhetetlenül leesik, ami ujjal mutat, hibáztat és elmulasztja a határidőket.
Megoldás: Bármely csoportdinamikában szükség van egy olyan személyre, aki meghatározza és tisztázza a szerepeket a vita vagy a vita végén. Egy csoportos e-mail, amely tisztázza, hogy ki mit csinál, és mikor egyszerűsíti a csoportos kezdeményezéseket.
Az önszerkesztés elmulasztása
Az önszerkesztés jó üzleti technika írásbeli és szóbeli formában egyaránt. Ha figyelmen kívül hagyja, hogy mit fog írni vagy mondani, akkor a kommunikáció megszakadásához vezethet, vagy azért, mert nem teljesen fejezi ki gondolatait, vagy azért, mert gondolkodás nélkül reagál, ami bántott érzésekhez és félreértésekhez vezet.
Megoldás: Mielőtt megnyomja a Küldés gombot, ellenőrizze a tartalmat, a helyesírást, a nyelvtant és az érvényességet. Ezután ellenőrizze a hangnemét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a címzett nem tudja félreérteni a szavait. Ha meleg környezetben beszél, gondosan válassza ki szavait, és legalább egyszer vezesse át a mentális szűrőn, mielőtt hangosan kimondaná őket.
Felkészületlen lenni
Ha késik egy értekezletről, vagy közeledik a határidő, és felkészületlen vagy, akkor kísértésbe eshet a szárnyra helyezés. Ha felkészületlen vagy, hibák, félreértések, sőt egy projekt vagy feladat félreirányítása is előfordulhat.
Megoldás : Szervezett és felkészült. Ha nem, akkor jobb bevallani, hogy több időre van szüksége, mint egy ötletet a falhoz dobni, és remélni, hogy ragaszkodik.
A rossz kommunikációs eszköz használata
Van, amikor az e-mail megfelelő, máskor pedig a telefonhívás vagy a személyes megbeszélés a megfelelőbb. A helyzet rossz megítélése és a rossz eszköz kiválasztása megszakadáshoz vezethet a kommunikációban, és zavart, félreértést és bántott érzéseket okozhat.
Megoldás: Ha minden nap értelmetlen információt cserél, akkor az e-mail rendben van. Ha egy félretájékoztatással tarkított ragadós helyzetet próbál kibontani, akkor egy telefonhívás vagy a Skype-munkamenet hatékonyabb oda-vissza cserét tesz lehetővé. Ha rossz híreket közvetít, vagy komoly vagy vitás vitát folytat, akkor a személyes megközelítés a legjobb választás. Ez lehetővé teszi a testbeszéd elolvasását, a temperamentum felmérését és a személyes kapcsolatfelvételt.
Túl sokat mond
Néha túl osztjuk, amikor beszélünk, mielőtt gondolnánk. Máskor pletykálunk és nem megfelelő információkat cserélünk. A hanyagság néha személyes vagy bizalmas információk túlzott megosztását vagy kiadását eredményezi - gondoljunk csak egy olyan forgatókönyvre, amelyben véletlenül elütötte a „válasz mindenkinek” vagy az „előre” lehetőséget egy e-mailes beszélgetés során, amelyben Ön és egy kollégája megalázóan beszélnek az ügyfélről.
Megoldás: Hangsúlyozza a titoktartás szükségességét a munkahelyen, tartson érzékeny megbeszéléseket zárt ajtók mögött, tartózkodjon attól, hogy nagyon bizalmas vagy érzékeny információkat küldjön e-mailbe, és állítsa le a pletykákat.
Az áramvonalas és hatékony kommunikáció felülről lefelé indul. Ha még nem rendelkezik bevált gyakorlatokkal rendelkező kommunikációs politikával, hozzon létre egyet, és használja azt orientációs és személyzeti képzési eseményekre. Fontolja meg azt is, hogy néha a rossz kommunikáció eredményeként megjelenő probléma lehet hatástalan üzleti gyakorlat, gyenge szervezés vagy gyenge időgazdálkodási készség. Mielőtt hibáztatná a kommunikációs problémákat, értékelje a hatékony működés meghibásodásának egyéb okait.