A vállalkozás nyitása és működtetése pénzbe kerül, függetlenül attól, hogy indítási költségekre, rezsire, bérekre vagy irodai eszközökre fordítják, olyan egyszerűek, mint a jegyzettömbök. Három fő típusú irodai költségkategóriát kell figyelembe venni: általános irodai kiadások, irodaszerek és nagy irodai felszerelések, például bútorok. Mindennel megfelelően kell foglalkozni, amikor a vállalatok az adókat levonások előkészítése céljából készítik elő.
Általános irodai költségek és kellékek
Az általános irodai költségek az irodai műveletekhez kapcsolódnak. Az általános irodai költségek listája tartalmazhat asztali és hordozható számítógépeket és táblagépeket, irodai telefonrendszereket és alkalmazotti mobiltelefonokat, könyvelési szoftvereket, webhelyszolgáltatásokat és internetes díjakat. Az egyéb működési költségek magukban foglalhatják a takarítási szolgáltatásokat és a közüzemi költségeket.
Az irodaszerek rövid távú cikkek, amelyeket újratölteni vagy kicserélni kell. Az Inline Accounting azt tanácsolja, hogy a vállalkozás típusától függően tartalmazzák a nyomtató tintáját, a festékkazettát, a kávét, a kapcsokat, a tollakat, a vizet és az írószereket, beleértve a papíros számlákat is. Azok a nagy tárgyak, amelyek többe kerülnek, például irodabútor, üzleti felszerelésnek számítanak.
Üzleti kiadások és tőkekiadások
A tőkekiadások pénzek, amelyeket a vállalkozások a fő fizikai eszközök megszerzésére, fenntartására és javítására fordítanak. Ezek a kiadások akkor jelentkeznek, amikor a vállalatok jelentős beruházásokat hajtanak végre, kibővítik működésüket vagy nagy projekteket kezdenek. Ez magában foglalhatja az új raktárépítést, az új tető felszerelését vagy a teherautók flottájának megvásárlását.
Ezek különböznek az üzleti kiadásoktól. A tőkekiadások hosszú távú üzleti szükségleteket szolgálnak, míg az üzleti kiadások inkább rövid távúak. A tőkekiadásokat nem lehet teljesen levonni ugyanúgy, mint az irodai eszközöket és kiadásokat.
Általános IRS üzleti költségszabályok
A Freshbooks elmagyarázza, hogy az üzleti költségek, például az irodaszerek, levonhatók az adóbevallásokból, ha a vállalkozás nyereség érdekében működik. Általánosságban az üzleti kiadásoknak „mind rendesnek, mind pedig szükségesnek” kell lenniük. Más szavakkal, számolni kell velük az adott típusú vállalkozás működtetésének költségeivel, amelyek a napi és hosszú távú működéshez szükségesek.
Az üzleti kiadásokat el kell különíteni a beruházási kiadásoktól, az eladott áruk költségének meghatározásához használt kiadásoktól és a személyes kiadásoktól. Általában levonhatja az üzleti költségek teljes összegét, ha az megfelel a „szokásos és szükséges” kritériumoknak, és nem tőkeköltség.
Az IRS eltérő szabályokkal rendelkezik az otthoni vállalkozások számára. Ezeknek a tulajdonosoknak meg kell különböztetniük a kizárólag a vállalkozás számára használt és a nem használt termékeket. A gyermekek iskolai elvégzéséhez használt hordozható számítógép nem sorolható üzleti költségként. Ha bizonyos esetekben üzleti célokra használják, előfordulhat, hogy levonhatja bizonyos kiadások egy részét.
Az üzleti kiadások listája
Az a vállalkozás, amely nem egy otthonban található, számos üzleti költséget levonhat. A nagyvállalatoknál több minősített levonás lehet, mint a kisvállalkozásoknál. Egy nagyvállalat üzleti költséglistája tartalmazhatja a bérleti díjat, a biztosítást, az eszközkölcsönzést, a banki díjakat, a bérszámfejtési díjakat, a munkavállalók egészségügyi és juttatási programjait, valamint a jogi díjakat.
A kisvállalkozások sok ilyen költséget is levonhatnak. Az üzletkötőket foglalkoztató vállalkozások levonhatják a céges autók, utazás, szállás és képzés költségeit. Ageras szerint a karbantartással, a javítással és az egyenruhával kapcsolatos további költségeket is levonhatják.
Az otthoni vállalkozások minősített irodai kiadásainak listája kissé eltér. Az otthonban kell lennie egy olyan területnek, amelyet kizárólag a vállalkozás vezetésére használnak. Ez az üzleti kiadások listája tartalmazhatja az otthon ingatlanadójának és jelzálogkölcsönének egy részét, egy külön telefonvonalat, amelyet csak a vállalat számára használnak, biztosítás, biztonsági rendszer, otthoni karbantartás, valamint karbantartás és javítás.
Kis irodai költségek levonása
Bármilyen irodai költséglevonás igényléséhez a vállalkozásnak tételes bizonylatokat kell vezetnie. Amikor a vállalkozás benyújtja adóügyi nyomtatványait, levonja az irodai kellékeket a nyereségből. Tehát, egy olyan vállalat, amely 100 000 dolláros nyereséget keres és 15 000 dollárt költ irodaszerekre, 85 000 dolláros nyereséggel rendelkezik adóztatás céljából, hacsak nincs más levonás.
Az általános és adminisztratív üzleti költségek általában abban az évben vonhatók le, amikor kifizették őket. Kivételt képeznek az új vállalkozás létrehozásával közvetlenül összefüggő költségek; ezeket tőkésíteni kell egy ötéves időszak alatt.
Vannak szabályok arra vonatkozóan, hogy miként vonhatók le olyan dolgok, mint a szórakoztatási költségek és az ügyfélajándékok. Például a vállalkozások tulajdonosai levonhatják az ügyfél étkezésének 50 százalékát, de ez csak egy személyre korlátozódik; a csoportos étkezés és a bulik nem számítanak. Ügyfél ajándékok esetén 25 százalékos levonás megengedett.
Belügyminisztériumi költségek levonása
A fizikai otthoni irodaterületet kétféle módon lehet levonni: egyszerűsítve vagy szabványosan. Az IRS leírja az egyszerűsített módszer levonását: „5 USD / négyzetméternyi irodaterület 300 m²-ig” A standard módszer bonyolultabb; nyomon követi a tényleges költségeket, és kiszámítja a végső számot az otthon üzleti célokra használt százaléka alapján.
Az egyéb otthoni irodai költségek levonása szintén százalékos arányban kerül kiszámításra az irodaterület vagy a futásteljesítmény alapján. Ide tartoznak a szállítás, az internetszolgáltatás, a telefonhasználat és egyéb elemek.
A költségek kategorizálásának módjai
Az üzleti kiadások további három kategóriába sorolhatók: fix, változó és időszakos. A fix költségek változatlanok maradnak, de egy bizonyos időpontban, például egy évben kissé változhatnak. Ennek nyilvánvaló példája a havi bérleti díj, amely 12 hónap után emelkedik.
A változó kiadások nem konzisztensek, és elszámolhatják a vállalkozás legnagyobb kiadásait. Ezek a bérköltségekben, a közüzemi számlákban, a készletbeszerzésekben és az új termékek bevezetésében mutatkoznak meg. Az időszakos kiadások váratlanok, és nehezen lehet őket megtervezni. Ennek része a nagy, helytelen megrendelés átdolgozása, a számítógépes rendszer cseréje vagy egy új iroda megnyitása.
Hogyan működik az értékcsökkenés?
Az IRS lehetővé teszi a kisvállalkozások tulajdonosainak, hogy az üzleti célra vásárolt berendezésekért fizetett első 18 000 dollárt csak az adott évben írják le. Ha egy vállalkozás általában évente vásárol ennyi felszerelést, érdemes azonnal kihasználnia a teljes adókedvezményt.
Ha ez inkább változó vagy időszakos költség, akkor a vállalkozás tulajdonosa kihasználhatja az értékcsökkenés előnyeit. Ez az eszköz értékének csökkenése az idő múlásával. Az értékcsökkenés az üzleti vállalkozások tulajdonosai számára adólevonható és IRS-képleten alapul. Lehetővé teszi a bejelentő számára, hogy idővel amortizálja a vásárlási költségeket, hogy elossza azt.
Az irodai kiadások több fajtája a mérlegben állóeszköznek minősíthető és amortizálható. A vállalatok befektetett eszközöket használnak hosszú távú jövedelem megszerzésére, és ezek az eszközök hosszabb ideig a társaságnál maradnak. Ilyenek például a vállalati járművek, bútorok, számítógépek és gépek.
Hasznos források az adóbevalláshoz
Az IRS a honlapján rengeteg olyan információt tartalmaz, amely segítséget nyújthat a vállalkozások tulajdonosainak az adó előkészítésében. Az IRS 535 kiadása, amely az üzleti kiadásokról rendelkezik, iránymutatásokat tartalmaz a bérleti díjakra, a fizetõ alkalmazottakra, az amortizációra és a kimerülésre vonatkozóan.
Ez a forma az Online Business Services-re is utal, amelyet a Társadalombiztosítási Hivatal támogat. A Business Services Online online bejelentési lehetőségeket biztosít a könyvelők, a CPA-k és más beiratkozott ügynökök számára, akik bizonyos adóformákat dolgoznak fel.