Mi a beszerzési igénylőlap?

A kisvállalkozások gyakran cipőköltségvetéssel indulnak. Ez elengedhetetlenné teszi a költségek ellenőrzését a vállalat hosszú távú egészsége szempontjából. A kiadások csökkentésének és a felelős kiadások ösztönzésének egyik módja az összes új vásárlás belső igénylési folyamatának kidolgozása.

Vásárlási igénylőlap

A beszerzési igénylőlap egy belső dokumentum, amelyet az alkalmazottak egy adott cikk megvásárlásához kérnek. Az alkalmazott leírja a terméket, és miért van rá szükség. Ezt az űrlapot ezután elküldik a vállalat többi személyének és részlegének felülvizsgálatra és jóváhagyásra.

A igénylési folyamat

Az igénylési folyamat belső, és a vállalatok szerint változó. Egy tipikus beszerzési igénylési folyamat azonban így működhet:

  1. A munkavállalónak új laptopra van szüksége, és beszerez egy igénylőlapot. Leírja a kívánt laptopot, és szükség esetén elmagyarázza, miért van rá szüksége. Ezután megkéri osztályvezetőjét, hogy írja alá a igénylőlapot.

  2. Miután a felügyelő aláírta az űrlapot, az IT-részleghez kerülhet, hogy az osztály szakemberei megbizonyosodhassanak arról, hogy a számítógép kompatibilis-e a vállalat rendszereivel, és hogy megfelel-e az adatbiztonsági előírásoknak.

  3. Az informatikai jóváhagyást követően az igénylés a beszerzési osztályhoz kerül. Az osztály munkatársai a számítógépet több kiskereskedőtől szerzik be, és úgy döntenek, hogy a legjobb árat kínáló kereskedőtől vásárolják meg. A beszerzési részleg megrendelést ad ki az eladónak.

A igénylési folyamat előnyei

Az igénylési folyamatnak számos előnye van, még a kisvállalkozások számára is:

  • Átláthatóság: Az igénylési folyamat megköveteli, hogy az alkalmazottak és felügyelőik igazolják a vásárlást. Az egyszerű leírás, hogy miért van szükség egy adott termékre, csökkentheti a felesleges vásárlásokat. Minimálisra csökkentheti a drága cikkek túlköltekezését, ha egy olcsóbb termék megfelel a vállalat igényeinek.

  • Funkcionalitás és kompatibilitás: Egyes termékek, különösen a szoftverelektronika, összeférhetetlenek lehetnek a vállalatok jelenlegi berendezéseivel és rendszereivel. Azáltal, hogy más üzletágak vezetőitől megkövetelik a vásárlás aláírását, a vállalkozás csökkenti vagy megszünteti a termék visszaküldésének szükségességét, amikor kiderül, hogy ez egyszerűen nem felel meg a vállalatnak.

  • A legjobb ajánlat elérése: A beszerzési részlegek vagy a beszerzésért felelős tisztviselő kapcsolatokat alakíthat ki az eladóval, és számos termék számára biztosíthatja a preferált árképzést.

Egyéb igénylési folyamat szempontjai

Egyes vállalatok nem igényelnek igénylőlapot minden vásárláshoz. Például egy vállalkozás eldöntheti, hogy a 100 dollár alatti és nem szoftveres, számítógépes vagy perifériás cikkek vásárlását közvetlenül jóváhagyhatja és megrendelheti az osztályvezető. Egy igénylési folyamat túlzott lehet egy nagyon kis vállalkozás számára, csak egy vagy két alkalmazottal. Az üzlet növekedésével azonban mindig jó ötlet a vásárlási folyamatok áttekintése és új folyamatok megvalósítása.