Senki sem tudja megjósolni a jövőt, illetve azt, hogy a külső események és a piaci viszonyok miként befolyásolják működésének folytatását. De a vállalkozások felkészülhetnek a befolyásukon kívül eső eseményekre. A „mi lenne, ha” folyamat segítségével a szervezetek készenléti terveket dolgoznak ki, amelyeket néha üzletmenet-folytonossági terveknek is neveznek, hogy azonosítsák azokat az ismeretlen forgatókönyveket, amelyek befolyásolhatják működésüket, például földrengések, tűzvészek, erőszak és egyéb helyzetek, valamint hogy hogyan reagálnak az egyes forgatókönyvekre.
Mi az a készenléti tervezés?
A kontingencia minden olyan dolog, amely a normál műveletek körén kívül történik, hátrányosan befolyásolhatja a szervezet működési képességét. Egyszerűen megfogalmazva, a készenléti tervezés előkészítésről szól, és a rendszeres művelettervezés szerves része. A készenléti terv tervrajz a szokatlan események kezelésére. Mérettől függetlenül minden szervezetnek szüksége van készenléti tervekre.
Miért van szüksége egy vállalkozásnak készenléti célokra?
A készenléti terv célja, hogy egy szervezet előre nem látható esemény után a lehető leggyorsabban visszatérhessen napi működéséhez. A készenléti terv megvédi az erőforrásokat, minimálisra csökkenti az ügyfelek kényelmetlenségeit, és meghatározza a kulcsszemélyzetet, a helyreállítás összefüggésében konkrét feladatokat oszt ki. Például az emberi erőforrások kidolgozhatják az alkalmazottak kiürítési terveit; támogassa a munkavállalói juttatási programokat, például az egészségügyet vagy a munkavállalói kártérítést; vagy szükség szerint béreljen bérmunkásokat.
A készenléti tervek szervezeti és szervezeti szintűek. Például az információs szolgáltatási részlegeknek általában katasztrófa utáni helyreállítási tervük van a vállalati adatok, köztük számítógépes hardver, szoftver és oktatási kézikönyvek védelmére, helyreállítására és felhasználására.
Ki felel a veszélyhelyzetekért?
A felső vezetés teljes felelősséggel tartozik a készenléti tervezésért, ideértve a terv kidolgozásához, teszteléséhez és fenntartásához szükséges munka finanszírozását. Sok szervezet kijelöl egy vészhelyzeti terv koordinátort vagy vezetőt, aki teljes felelősséggel tartozik a terv kidolgozásáért és fenntartásáért. Egy kisvállalkozásnál a koordinátor lehet a tulajdonos vagy a menedzser. Kommunikál az alkalmazottakkal, és betanítja őket a tervre és felelősségükre. Rendszeresen teszteli a tervet ál-szituációk felhasználásával, hogy azonosítsa a problémákat és a fejlesztendő területeket, és frissíti a tervet, hogy tükrözze a szervezet és a technológia változását.
Az érdekelt felek kérdéseit és a szabályozási követelményeket is beépítik a tervezés folyamatába. Például, ha hurrikán költözik a területre, az ügyfélfiók-kezelőknek rendelkezniük kell egy szkriptvel vagy ellenőrzőlistával, amelyet az egyes kliensekkel való kommunikáció során használhatnak.
Tippek a készenléti terv kidolgozásához
A készenléti terv kidolgozása az üzleti működéshez elengedhetetlen funkcionális területek azonosításával kezdődik, majd az egyes területeken az alábbiak szerint követi a legfontosabb lépéseket:
- Határozza meg, hogy az egyes helyzetek, például tűz vagy árvíz, hogyan befolyásolják ezeket a kulcsfontosságú területeket; milyen intézkedéseket hoznának; és mindegyikhez szükséges erőforrások.
- Célok kitűzése az alapvető műveletekhez való visszatéréshez és a normál működéshez való visszatéréshez.
- Határozza meg az összes szükséges folyamatot, és dokumentálja a folyamat minden lépését, a tennivalókat, az alkalmazottakkal és a munka befejezéséhez szükséges egyéb erőforrásokkal együtt.
- Készítsen terveket az egyes funkcionális területekre és a szervezet egészére vonatkozóan, majd rendszeresen tesztelje és finomítsa a terveket.
- Végül hajtson végre egy kommunikációs és oktatási tervet, hogy folyamatosan tájékoztassa az alkalmazottakat a változásokról, és emlékeztesse őket szerepeikre és felelősségükre.