Áruk vagy szolgáltatások eladása során a vevő és az eladó megállapodást kötnek az üzleti ügyletek lebonyolításáról és a pénzügyi tranzakció teljesítéséről. A megállapodás lehet szóbeli vagy írásbeli, és a tranzakció feltételeit számlával és nyugtával rögzítik vagy dokumentálják. A számlák és a nyugták a könyvelés alapdokumentumai; számlát számlának is neveznek. A számlákat és a nyugtákat a könyvelésben használják az értékesítési tranzakciók nyilvántartására, valamint a fizetési kérelmek és nyugták elszámolására.
Az Eladó által biztosított számlák
A számla eladási számla vagy fizetési felszólítás. Felsorolja az eladó által az ügyfélnek nyújtott árukat vagy szolgáltatásokat, az árakat, a jóváírásokat, a kedvezményeket, az adókat és az esedékes összeget. Ez tartalmazhat hitelinformációkat, számlaszámot, eladó nevét és bármilyen speciális értékesítési programot.
Például sok számla lehetővé teszi a vevő számára, hogy 30 napot fizessen, és kedvezményt kínál a fizetéshez a számla dátumának első 10 napján belül. A számla tartalmazza az eladó üzleti elérhetőségeit, beleértve a cég nevét, címét, telefonszámát, faxszámát és webcímét. Tartalmazza a vevő elérhetőségeit és az értékesítési tranzakció dátumát is. A számlákat nem szabad összetéveszteni a vételi rendelésekkel, amelyek a vevők írásbeli kérelmei az eladóknak, amelyek felhatalmazással adják az áruk szállítását vagy szállítását.
Nyugták a fizetés teljesítésének bizonyítására
A nyugta annak dokumentálása, hogy az eladás véglegesítése érdekében fizetést hajtottak végre. A legtöbb esetben a tulajdonjog igazolására szolgál. Felsorolja az árukat vagy szolgáltatásokat, árakat, jóváírásokat, kedvezményeket, adókat, a teljes befizetett összeget és a fizetési módot. A bizonylatok általában vevőkről és eladókról tartalmaznak információkat, különböző formátumokban és változó mértékben.
Például az értékesítési helyeken történő vásárlások, például a benzinkútnál történő autóvásárlás esetén teljes az eladó elérhetőségei, de korlátozottak a vásárlói információk. A nyugta a vevő fizetési igazolása.
Kibocsátók és címzettek
A számlákat és a nyugtákat az eladók, a kereskedők és az eladók állítják elő, és adják ki vevőknek, vevőknek vagy ügyfeleknek. A számviteli osztályok, az értékesítési személyzet és az ügyfélszolgálat munkatársai számlákat állíthatnak ki az ügyfelek számára. Az orvosok és a fogorvosok irodái számlákat állítanak ki a betegek számára a nyújtott szolgáltatásokért. Pincér vagy pincérnő számlát állít ki, amelyet számlának vagy csekknek hívnak az éttermekben étkezőknek az általuk megrendelt ételért.
A bizonylatok címzettjei általában ügyfelek, de lehetnek könyvelők vagy könyvelők, valamint harmadik felek, akik nyugtát kapnak a pénzügyi eljárások ügyfélfizetésének igazolásaként.
Számlák és nyugták felhasználása
A számlákat arra használják, hogy fizetést kérjenek a vásárlóktól, nyomon kövessék az eladásokat, segítsék a készlet ellenőrzését, és megkönnyítsék az áruk és szolgáltatások kézbesítését. A számlákat a várható jövőbeni bevételek nyomon követésére és az ügyfélkapcsolatok kezelésére is használják, kedvező fizetési lehetőségek, például hosszabb fizetési határidők vagy korai fizetés vagy készpénzfizetés kedvezményei révén.
A bizonylatokat a vevők vagy az ügyfelek használják annak igazolására, hogy egy cikkért fizettek, különösen olyan visszaküldési helyzetekben, amikor az áruk hibásak vagy hibásak.